Sylvie Birembano Balume, questeur adjoint de la commission électorale nationale indépendante (CENI) a visité le service des archives logé dans l'enceinte même du siège de la centrale électorale.
Au cours de cette visite, elle était accompagnée par les Directeurs de documentation et archives, Nicaise Ibula et de la logistique, Hiller Kambale, pour s'assurer que tous les préalables sont réunis en vue de garantir un meilleur archivage des dossiers de candidatures déjà réceptionnées par l'institution.
Sylvie Birembano Balume a profité de l'occasion pour interagir avec les agents trouvés en plein service. Au sortir des échanges, elle a fait une restitution de cette rencontre.
" Nous sommes dans une période de réception et traitement de candidatures pour la députation provinciale. Raison pour laquelle, le Président Denis Kadima nous a instruit pour nous rassurer d'abord que tous les préalables sont déjà réunis de sorte qu'après la fermeture des Bureaux de Réception et Traitement des Candidatures (BRTC), les dossiers de candidatures seront mieux archivés et d'assurer qu'il y a assez d'espace pour les stocker ", a dit Sylvie Birembano Balume.
En outre, le directeur des archives a expliqué à Sylvie Birembano Balume le processus de traitement des dossiers avant de procéder à l'archivage. Ces dossiers arrivent selon Nicaise Ibula, à travers les sacs emballés avant de procéder à trois processus de contrôle appelé " check-list ".
" Le Directeur des Archives nous a expliqué la manière dont s'effectue le traitement des dossiers avant l'archivage. Il faut noter que ces dossiers nous parviennent via les sacs emballés. Il y a un premier check-list à travers lequel tous les dossiers doivent être archivés dans les enveloppes. Le second check-list s'assure qu'il n'y ait pas d'erreurs lors de la première étape. Le dernier check-list se chargera enfin de mettre les dossiers dans le box d'archive pour l'archivage proprement dit et tous les moyens ont été disponibilisés pour que nous puissions bien aménager les locaux ainsi que les étagères pour une bonne parcellisation ", a t-elle renchéri.
Le questeur adjoint de la CENI rassure les parties prenantes que le travail est fait correctement selon les normes archivistiques dans le but de bien conserver les dossiers de candidatures pour une meilleure traçabilité.
La CENI préconisait de recevoir 20.000 candidatures à la députation nationale et 29 000 pour la députation provinciale. Cependant, la centrale électorale a réceptionné 25 000 candidatures pour les législatives nationales et pense avoir reçu 40000 candidatures pour les provinciales.
David Mukendi
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